Sales forecast adalah perkiraan penjualan yang diharapkan terjadi dalam periode tertentu, misalnya bulan depan atau kuartal berikutnya. Tim menyusunnya dari riwayat penjualan, peluang yang sedang dikerjakan, dan informasi terbaru dari calon pembeli. Forecast membantu manajemen menyiapkan kapasitas dan prioritas kerja berdasarkan perkiraan yang bisa ditinjau kembali.
Apa Bedanya Forecast, Target, dan Pipeline?
Target menyatakan hasil yang ingin dicapai. Pipeline berisi peluang penjualan yang sedang ditangani tim, termasuk peluang yang masih jauh dari keputusan. Forecast memperkirakan bagian penjualan yang mungkin terjadi pada periode yang dipilih. Nilai pipeline sebesar Rp500 juta bisa menghasilkan forecast bulan ini yang jauh lebih kecil apabila sebagian calon pembeli baru akan memutuskan pada bulan berikutnya.
Perbedaan ini penting ketika manajemen menilai kemampuan tim mencapai target. Jika target Rp200 juta tetapi perkiraan penjualan Rp140 juta, selisihnya menjadi bahan evaluasi. Tim perlu memeriksa peluang yang tertunda, kebutuhan bantuan saat negosiasi, atau kegiatan pencarian peluang baru. Mengganti angka perkiraan agar sama dengan target akan menyembunyikan persoalan tersebut.
Data yang Perlu Disiapkan
Untuk usaha B2B, mulailah dengan daftar peluang yang memuat nama calon pelanggan, nilai penawaran, tahap pembicaraan, perkiraan waktu keputusan, penanggung jawab, dan tindakan berikutnya. Setiap perubahan penting perlu disertai alasan. Misalnya, tanggal keputusan mundur karena anggaran pembeli baru dibahas bulan depan. Informasi itu lebih berguna daripada sekadar memindahkan tanggal di spreadsheet.
Riwayat peluang yang sudah selesai juga membantu. Catat peluang menang, kalah, batal, atau tertunda beserta waktunya. Dari data ini tim dapat menilai apakah peluang pada tahap tertentu biasanya berakhir menjadi penjualan. Usaha dengan pembelian berulang dapat menambahkan pola pesanan pelanggan dan perubahan musiman. Pilih data yang sesuai dengan cara perusahaan menjual.
Contoh Perhitungan Forecast Sederhana
Berikut simulasi untuk satu bulan. Ada peluang A senilai Rp100 juta dengan bobot 60%, peluang B Rp80 juta dengan bobot 25%, dan peluang C Rp50 juta dengan bobot 40%. Semua diasumsikan memiliki kemungkinan keputusan dalam bulan tersebut. Bobot ini hanya asumsi contoh, bukan angka baku untuk setiap tahap penjualan.
- Peluang A menghasilkan nilai tertimbang Rp60 juta.
- Peluang B menghasilkan nilai tertimbang Rp20 juta.
- Peluang C menghasilkan nilai tertimbang Rp20 juta.
Total forecast tertimbangnya Rp100 juta, sedangkan nilai penuh ketiga peluang adalah Rp230 juta. Nilai tertimbang merupakan alat perencanaan. Hasil aktual tetap bergantung pada keputusan setiap pembeli, sehingga satu peluang besar yang tertunda dapat mengubah hasil bulan tersebut secara berarti.
Cara Memeriksa Forecast Sebelum Dipakai
Tinjau peluang bersama penanggung jawabnya. Pastikan kebutuhan pembeli sudah dikonfirmasi, langkah persetujuan diketahui, dan perkiraan tanggal keputusan mempunyai dasar. Peluang yang lama tidak mendapat respons perlu diperiksa kembali. Jika tanggal keputusan bergeser ke bulan depan, perbarui periode forecast dan simpan alasan perubahannya.
Setelah periode berakhir, bandingkan perkiraan dengan hasil aktual. Kelompokkan penyebab selisih, misalnya waktu keputusan mundur, nilai kontrak berubah, atau peluang kalah. Gunakan temuan itu untuk memperbaiki bobot dan kebiasaan pembaruan data. Untuk perencanaan kas, tambahkan jadwal penagihan dan pembayaran karena waktu penjualan disepakati dapat berbeda dari waktu uang diterima.
Peran CRM Dalam Menyusun Forecast
CRM dapat menyatukan data peluang dan riwayat tindak lanjut agar perkiraan dapat ditelusuri. Tim tetap perlu menyepakati arti setiap tahap dan rutin memperbarui informasi pembeli. Baca juga alur kerja tim sales dengan CRM dan panduan praktik forecasting Salesforce.
Untuk pertanyaan awal tentang pencatatan peluang dan laporan penjualan di CRM, hubungi Stella dari Layana melalui WhatsApp.