OCR adalah singkatan dari Optical Character Recognition, yaitu teknologi untuk mengenali huruf, angka, dan simbol pada gambar lalu mengubahnya menjadi teks yang dapat diproses komputer. Sumbernya dapat berupa foto dokumen, hasil pemindaian, atau PDF yang halaman-halamannya masih berupa gambar.
Contohnya, sebuah halaman arsip memuat tulisan “Buku 27”. Tanpa OCR, komputer mungkin hanya menyimpan bentuk tulisan itu sebagai bagian gambar. Setelah pengenalan berhasil, aplikasi dapat memperoleh karakter B, u, k, u, spasi, 2, dan 7 sehingga teksnya bisa dicari atau disalin. Hasil tersebut tetap perlu diperiksa.
Apa Fungsi OCR?
OCR membantu memakai kembali informasi yang sebelumnya hanya terlihat pada gambar. Hasilnya dapat berupa teks biasa atau dokumen dengan lapisan teks yang dapat ditelusuri, tergantung perangkat lunak dan pengaturan keluarannya.
- Mencari isi arsip: petugas dapat mencari kata pada koleksi dokumen yang telah dikenali dan diindeks.
- Menyalin kutipan: teks hasil pengenalan dapat dipindahkan ke pengolah kata untuk diperiksa dan disunting.
- Membantu entri data: teks pada formulir dapat menjadi bahan awal untuk proses pencatatan berikutnya.
- Mendukung aksesibilitas: teks hasil OCR dapat dipakai pembaca layar atau aplikasi pembacaan suara yang sesuai.
Memiliki hasil OCR belum berarti seluruh isi dokumen sudah tersusun sebagai data yang benar. Nama, tanggal, atau kolom tabel masih dapat memerlukan pemetaan dan pemeriksaan.
Bagaimana Cara Kerja OCR?
Alurnya berbeda menurut produk, tetapi secara umum melibatkan empat tahap berikut:
- Menyiapkan gambar. Dokumen difoto atau dipindai dengan halaman utuh, pencahayaan memadai, dan tulisan yang terbaca.
- Memperbaiki masukan. Perangkat lunak dapat meluruskan halaman miring, mengurangi gangguan visual, atau menyesuaikan kontras.
- Mengenali karakter. Sistem menganalisis bentuk tulisan dan memperkirakan karakter atau kata yang diwakilinya.
- Menghasilkan teks. Hasil disimpan dalam format yang tersedia, kemudian diperiksa sebelum digunakan.
Pengenalan dapat memakai pencocokan pola maupun metode pembelajaran mesin. Karena itu, OCR bukan selalu layanan AI generatif. Dukungan tulisan tangan, bahasa, tabel, dan tata letak juga berbeda antarproduk.
Apa Bedanya Scan Biasa Dengan OCR?
Memindai dokumen berarti menghasilkan salinan digital tampilannya. OCR menambahkan proses pengenalan teks. Sebuah PDF hasil scan dapat terlihat jelas bagi manusia, tetapi belum tentu memiliki teks yang bisa dipilih atau dicari.
Sebaliknya, PDF yang diekspor dari pengolah kata sering sudah menyimpan teks digital. Dokumen seperti itu tidak selalu memerlukan OCR. Periksa dahulu apakah teks dapat dipilih dan diekstrak dengan benar; pemrosesan ulang yang tidak diperlukan dapat menambah pekerjaan koreksi.
Contoh Penggunaan OCR Dalam Pekerjaan
Bayangkan tim administrasi hendak mencari judul dalam sekumpulan arsip cetak. Contoh ini merupakan ilustrasi alur, bukan laporan proyek Layana. Tim memindai halaman, menjalankan OCR, lalu membandingkan hasil dengan gambar asli. Setelah diperiksa, dokumen dimasukkan ke aplikasi arsip yang mendukung pencarian teks.
Ketika petugas mencari “Buku 27”, aplikasi mencari teks yang telah dikenali. Apabila angka 2 terbaca sebagai Z, pencarian dapat melewatkan dokumen tersebut. Inilah alasan gambar asli sebaiknya tetap tersedia untuk pemeriksaan, bukan langsung digantikan oleh teks hasil pengenalan.
Untuk penggunaan yang lebih khusus pada tagihan, baca cara kerja invoice recognition. Pengenalan teks merupakan salah satu tahap; menentukan nilai tagihan, memvalidasi pemasok, atau menyetujui pembayaran merupakan proses tambahan.
Apa Yang Membuat Hasil OCR Keliru?
Foto buram, bayangan, lipatan, halaman terpotong, dan tulisan terlalu kecil dapat menyulitkan pengenalan. Tata letak banyak kolom atau tabel juga dapat membuat urutan bacaan berubah. Huruf O dan angka 0, misalnya, dapat tertukar.
Jangan menganggap keluaran OCR sebagai bukti bahwa isi dokumen benar atau autentik. OCR membaca bentuk tulisan; pemeriksaan keaslian, perhitungan, dan kewenangan persetujuan memerlukan pengendalian lain.
Apa Yang Perlu Diperiksa Sebelum Menggunakan OCR?
Uji dengan contoh dokumen yang benar-benar mewakili pekerjaan: halaman bersih, foto kurang ideal, dan variasi tata letak. Periksa ketepatan kata, urutan bacaan, angka penting, serta waktu koreksi yang diperlukan. Jangan hanya menilai satu halaman yang paling mudah dibaca.
Untuk dokumen internal, pastikan aturan akses, lokasi pemrosesan, dan penyimpanannya sesuai kebutuhan organisasi. Tentukan bagian yang harus ditinjau manusia sebelum data masuk ke aplikasi lain. API dapat menghubungkan layanan OCR dengan aplikasi, tetapi integrasi tetap membutuhkan penanganan kesalahan dan pemeriksaan hasil.
Untuk pertanyaan awal mengenai layanan aplikasi dan integrasi Layana, hubungi Stella melalui WhatsApp di 0818-0425-1557.
Referensi: AWS: Pengertian OCR, IBM: Optical Character Recognition, dan FADGI: Definisi OCR.
Gambar utama merupakan ilustrasi AI tentang pengenalan teks, bukan tampilan aplikasi atau dokumentasi proyek.