Purchase order (PO) adalah dokumen pesanan pembelian yang diterbitkan pembeli kepada pemasok untuk merinci barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, dan ketentuan transaksinya. Dalam bahasa Indonesia, PO sering disebut pesanan pembelian atau surat pesanan.
Misalnya, sebuah toko memesan 20 kotak kemasan kepada pemasok. PO menjadi acuan mengenai ukuran kotak, jumlah, harga, dan alamat pengiriman. Saat barang datang, petugas dapat memeriksa kesesuaiannya dengan pesanan tersebut. PO sendiri belum membuktikan bahwa barang sudah diterima atau pembayaran sudah dilakukan.
Apa Fungsi Purchase Order?
PO memberi pembeli dan pemasok acuan pesanan yang sama. Spesifikasi tertulis membantu mengurangi salah tafsir, terutama ketika barang memiliki beberapa ukuran, satuan, atau variasi. Nomor PO juga memudahkan penelusuran saat ada pertanyaan mengenai pengiriman dan tagihan.
Bagi tim internal, dokumen ini membantu mencatat pembelian yang sudah disetujui dan masih menunggu pemenuhan. Bagian gudang dapat melihat barang yang diharapkan datang, sementara bagian keuangan mempunyai dokumen pembanding ketika invoice diterima.
Gambaran informasi pesanan, seperti produk, jumlah, biaya, ketentuan pembayaran, dan pemasok, juga dijelaskan dalam panduan purchase order Shopify. Formatnya dapat berbeda antarperusahaan; yang penting, informasi yang diperlukan untuk memesan dan memeriksa transaksi tersedia dengan jelas.
Perbedaan PO, PR, Dan Invoice
Ketiganya berhubungan dengan pembelian, tetapi dibuat untuk kebutuhan berbeda:
- Purchase requisition (PR): permintaan pembelian dari pengguna atau bagian internal untuk diperiksa dan disetujui sesuai prosedur perusahaan.
- Purchase order (PO): pesanan yang disampaikan pihak pembeli kepada pemasok setelah proses persetujuan yang diperlukan.
- Invoice: tagihan dari pemasok kepada pembeli untuk meminta pembayaran sesuai transaksi dan ketentuan yang disepakati.
Contohnya, staf gudang mengajukan PR karena kemasan hampir habis. Setelah kebutuhan dan anggarannya disetujui, bagian pembelian menerbitkan PO. Pemasok kemudian memenuhi pesanan dan menerbitkan invoice sesuai ketentuan transaksi. Jika ada uang muka, penagihan dapat terjadi sebelum seluruh barang diterima.
Alur ini sejalan dengan penjelasan siklus pembelian SAP. Detail persetujuan, dokumen, dan waktu pembayaran tetap mengikuti proses masing-masing perusahaan.
Informasi Apa Yang Perlu Dicantumkan?
PO yang mudah diperiksa biasanya memuat informasi berikut:
- Nomor PO, tanggal penerbitan, dan identitas pembeli serta pemasok.
- Nama atau kode barang, spesifikasi, jumlah, dan satuan yang konsisten.
- Harga satuan, nilai pesanan, serta rincian diskon, pajak, atau ongkos kirim bila berlaku.
- Alamat dan jadwal pengiriman, termasuk ketentuan pengiriman bertahap jika ada.
- Ketentuan pembayaran, kontak penanggung jawab, serta referensi penawaran atau kesepakatan terkait.
Perhatikan satuan seperti unit, lusin, dan karton. Menulis “20 kemasan” tanpa menjelaskan isinya bisa menghasilkan perbedaan pemahaman. Jika pesanan direvisi, pastikan pemasok dan tim penerima menggunakan versi terbaru, sambil tetap menyimpan riwayat perubahan.
Contoh PO Dan Penerimaan Sebagian
Simulasi: sebuah toko memesan 20 kotak karton kosong berukuran sama dengan harga Rp50.000 per unit kotak. Nilai barang pada PO adalah 20 × Rp50.000 = Rp1.000.000, sebelum pajak, diskon, atau ongkos kirim. Angka ini hanya contoh, bukan harga produk atau layanan Layana.
Pemasok mengirim 12 kotak terlebih dahulu. Petugas memeriksa jumlah dan kondisinya, lalu mencatat penerimaan 12 kotak. Dengan asumsi tidak ada perubahan pesanan atau retur, masih ada 8 kotak yang belum diterima.
Jika invoice menagihkan 20 kotak, tim perlu memeriksa kesesuaiannya dengan ketentuan transaksi: apakah seluruh pesanan memang harus dibayar di muka, atau penagihan seharusnya mengikuti pengiriman? Selisih tersebut perlu ditinjau, bukan langsung dianggap benar atau salah hanya berdasarkan jumlah pada PO.
Bagaimana PO Diperiksa Dengan Tagihan?
Salah satu cara pemeriksaan adalah three-way matching, yaitu membandingkan PO, catatan penerimaan, dan invoice. Tujuannya melihat apakah barang yang ditagihkan sesuai dengan pesanan dan penerimaan yang tercatat. IBM menjelaskan pencocokan tiga dokumen ini sebagai bagian dari otomasi proses pembelian.
Dalam praktiknya, aturan toleransi, penerimaan sebagian, biaya tambahan, dan pengecualian perlu ditetapkan. Kecocokan dokumen membantu pemeriksaan, tetapi tidak menggantikan persetujuan pembayaran serta kontrol lain yang diperlukan.
Kapan Pengelolaan PO Perlu Dibantu Sistem?
Usaha dengan sedikit pesanan dapat mulai dari format dokumen dan pencatatan yang tertib. Ketika jumlah pemasok, pengiriman bertahap, dan persetujuan bertambah, sistem dapat membantu menghubungkan pesanan dengan penerimaan serta tagihan.
Pelajari hubungan modul pembelian, persediaan, dan keuangan dalam ERP untuk memahami alurnya. Pemilihan aplikasi sebaiknya mengikuti kebutuhan proses dan kualitas data, bukan sekadar jumlah fitur.
Untuk pertanyaan awal mengenai layanan sistem pembelian dan ERP, hubungi Stella dari Layana. Siapkan contoh alur pesanan dan kendala yang ingin dirapikan.
Gambar utama merupakan ilustrasi yang dibuat dengan AI, bukan dokumen transaksi atau proyek klien.