Stock opname adalah penghitungan fisik persediaan dan pencocokan hasilnya dengan catatan stok. Jika sistem mencatat 120 unit di satu rak, sedangkan petugas menghitung 110 unit, stock opname membantu tim mengetahui selisihnya dan memeriksa penyebabnya sebelum mengubah catatan.
Apa yang Dihitung Saat Stock Opname?
Tentukan dulu cakupannya. Tim bisa menghitung semua barang di satu gudang atau hanya barang pada lokasi tertentu. Pada setiap baris, catat kode barang, lokasi, satuan, dan jumlah fisik. Tambahkan nomor lot atau serial jika barang memang dilacak dengan cara itu. Pisahkan barang rusak, barang retur yang menunggu pemeriksaan, dan barang yang siap dijual agar kondisi barang tidak hilang saat hasil direkap.
Gunakan SKU yang tercantum di sistem. Dua varian yang kemasannya mirip bisa punya kode berbeda. Jika satu karton berisi 12 unit, tulis satuan yang dihitung dan konversikan hasilnya ke satuan yang sama dengan catatan sistem sebelum membandingkan jumlah.
Cara Melakukan Stock Opname
- Siapkan daftar lokasi dan waktu acuan. Tetapkan rak yang akan dihitung dan ambil saldo sistem pada waktu yang dicatat. Jika memungkinkan, tahan perpindahan barang di lokasi itu selama penghitungan. Bila gudang harus tetap berjalan, catat transaksi yang terjadi supaya hasil fisik dan saldo dibandingkan pada waktu yang setara.
- Hitung barang per lokasi. Kerjakan rak secara berurutan dan tandai lokasi yang sudah selesai. Untuk mengurangi bias, lembar hitung bisa menampilkan kode dan lokasi tanpa jumlah yang diharapkan. Catat juga barang yang ditemukan di rak tetapi tidak ada pada daftar.
- Hitung ulang selisih yang perlu diperiksa. Libatkan petugas kedua dan cek apakah barang berpindah rak, satuannya keliru, atau transaksi penerimaan dan pengeluaran belum dibukukan.
- Sesuaikan saldo setelah pemeriksaan. Simpan jumlah awal, hasil hitung, referensi transaksi, alasan koreksi, dan nama pemberi persetujuan. Jika sumber selisihnya adalah transaksi yang belum dibukukan, selesaikan transaksi tersebut dulu supaya selisih yang sama tidak dikoreksi dua kali.
Contoh Rekonsiliasi Selisih Stok
Dalam simulasi ini, sistem menunjukkan 120 unit di rak A pada pukul 09.00. Petugas menghitung 110 unit pada pukul 09.15. Di antara kedua waktu itu, ada pengeluaran delapan unit dengan bukti pengambilan yang belum masuk ke sistem. Setelah pengeluaran tersebut dibukukan, saldo menjadi 112 unit. Selisih yang masih perlu diperiksa tinggal dua unit.
Jika hitung ulang menemukan dua unit itu di rak B, cek apakah transfer lokasi sudah dicatat. Koreksi lokasi akan berbeda dari pengurangan saldo total gudang. Dengan mencatat penyebabnya, tim dapat menindaklanjuti proses yang bermasalah, misalnya memastikan transfer antarrak dicatat saat barang dipindahkan.
Kapan Memakai Cycle Count?
Cycle count adalah penghitungan sebagian persediaan secara bergiliran. Gudang dapat menjadwalkan barang yang sering bergerak atau sering berselisih untuk diperiksa lebih rutin, lalu membagi lokasi lain ke hari berikutnya. Penghitungan menyeluruh berguna ketika tim perlu memeriksa seluruh lokasi dalam satu periode. Pilih cakupan dan frekuensi sesuai risiko selisih, kapasitas tim, dan kebutuhan pemeriksaan internal.
Sistem manajemen persediaan membantu menyimpan saldo, riwayat mutasi, dan hasil hitung. Ketelitian tetap bergantung pada cara petugas mengidentifikasi barang serta merekam pergerakannya. Jika ingin mendiskusikan cara mencatat hasil opname dan persetujuan koreksi stok, hubungi Stella dari Layana melalui WhatsApp.