Robotic process automation (RPA) adalah penggunaan bot perangkat lunak untuk menjalankan tugas berulang sesuai aturan. Bot bisa membuka aplikasi, membaca baris spreadsheet, mengisi formulir, dan mencatat hasilnya. Contohnya, tim gudang bisa memakai RPA untuk memasukkan data penerimaan barang dari spreadsheet ke aplikasi lama yang tidak punya fitur impor.
Cara Kerja RPA pada Entri Data
Bayangkan petugas gudang menerima spreadsheet berisi nomor pesanan pembelian, kode barang, dan jumlah yang diterima. Setiap pagi ia membuka aplikasi persediaan dan memasukkan data itu satu per satu. Jika alurnya konsisten, bot bisa membaca baris yang siap diproses, mencari nomor pesanan, lalu menyalin data ke formulir penerimaan.
Sebelum menyimpan transaksi, bot memeriksa apakah pesanan masih terbuka dan memastikan referensi penerimaan belum tercatat. Jika kode barang berbeda atau jumlah melebihi sisa pesanan, bot menandai baris untuk diperiksa petugas. Setelah aplikasi mengonfirmasi penyimpanan, bot mencatat nomor transaksi dan hasilnya. Dengan begitu, petugas bisa mengetahui baris mana yang selesai dan mana yang perlu ditangani.
Kapan RPA Layak Dipakai?
Mulailah dari tugas yang sering berulang, menerima data dengan format konsisten, dan punya aturan yang bisa dijelaskan secara tertulis. Minta petugas menunjukkan contoh transaksi normal dan beberapa kasus yang paling sering membuatnya berhenti. Bila keputusan bergantung pada telepon ke pemasok atau persetujuan supervisor, biarkan tahap itu ditangani manusia dan tentukan kapan bot boleh melanjutkan.
Periksa juga apakah aplikasi sudah menyediakan fitur impor. Jika tersedia, uji dulu apakah impor bisa menolak duplikasi dan memberi hasil per baris. Untuk integrasi jangka panjang, bandingkan dengan integrasi melalui API. Bot yang bekerja melalui layar bisa terganggu ketika posisi tombol, nama kolom, atau alur login berubah. Fitur impor atau API yang didukung pengelola aplikasi dapat mengurangi ketergantungan pada tampilan tersebut.
Cara Menguji Bot Sebelum Dipakai
- Mulai dengan data uji. Sertakan transaksi normal, nomor pesanan yang tidak ditemukan, jumlah yang melebihi sisa pesanan, dan baris yang sama dua kali. Cocokkan hasil bot dengan hasil yang diharapkan.
- Uji saat aplikasi terputus. Simulasikan putus koneksi tepat setelah tombol simpan ditekan. Sebelum mengulang, bot perlu mencari referensi transaksi di aplikasi agar penerimaan yang mungkin sudah tersimpan tidak tercatat dua kali.
- Siapkan pemeriksaan harian. Tentukan siapa yang memeriksa daftar pengecualian, bagaimana baris diperbaiki, dan kapan bot harus dihentikan. Gunakan akun bot dengan akses sebatas tugasnya dan simpan catatan hasil per transaksi.
Ukur waktu dan tingkat kesalahan sebelum dan sesudah uji coba. Sebagai simulasi, jika 80 baris memerlukan rata-rata 45 detik per baris, entri manual memakan sekitar 60 menit. Saat mengukur hasil RPA, hitung juga waktu menyiapkan data, meninjau pengecualian, dan merawat bot. Angka itu membantu menentukan apakah otomatisasi layak dipertahankan.
Apakah RPA Memerlukan AI?
Untuk menyalin data terstruktur dan menjalankan pemeriksaan yang jelas, bot dapat bekerja dengan aturan tetap. Jika dokumen masuk sulit dibaca atau formatnya beragam, tahap ekstraksi mungkin memerlukan alat tambahan dan pemeriksaan manusia. Pembagian tugas ini dibahas lebih lanjut dalam perbandingan AI dan RPA. Untuk rujukan teknis, lihat juga panduan RPA dari IBM.
Jika ingin mendiskusikan apakah entri data di perusahaan Anda lebih cocok ditangani dengan impor, API, atau bot, hubungi Stella dari Layana melalui WhatsApp untuk pertanyaan awal.