Database atau basis data adalah kumpulan data yang disusun agar dapat disimpan, dicari, dan diperbarui secara teratur. Dalam aplikasi bisnis, isinya bisa berupa data pelanggan, produk, pesanan, atau pembayaran. Database membantu aplikasi menemukan catatan yang diperlukan tanpa harus membuka dan memeriksa seluruh data satu per satu.
Contohnya, ketika staf mencari pesanan berdasarkan nomor transaksi, aplikasi mengambil catatan terkait dari database lalu menampilkannya. Tombol pencarian merupakan bagian aplikasi; catatan yang ditemukan tersimpan dalam basis data.
Apa Fungsi Database?
Database menyediakan tempat penyimpanan yang dapat dipakai aplikasi untuk menjalankan pekerjaan sehari-hari. Melalui perangkat lunak pengelolanya, data dapat ditambahkan, dibaca, diubah, dan dihapus sesuai izin serta aturan yang ditetapkan.
- Menyimpan catatan: misalnya kode produk, nama barang, harga, dan riwayat pesanan.
- Mencari informasi tertentu: seperti pesanan pelanggan yang belum dikirim, tanpa menampilkan semua transaksi.
- Menghubungkan data: misalnya mengaitkan satu pelanggan dengan beberapa pesanan miliknya.
- Mendukung laporan: aplikasi dapat merangkum data tersimpan menjadi laporan penjualan atau persediaan.
Hasil laporan tetap bergantung pada ketepatan pencatatan. Database tidak otomatis mengetahui bahwa barang sudah dikirim jika transaksi pengirimannya belum dimasukkan.
Apa Bedanya Database, DBMS, Dan Aplikasi?
Database adalah kumpulan datanya. DBMS, singkatan dari Database Management System, adalah perangkat lunak untuk mengelola kumpulan tersebut. PostgreSQL, MySQL, dan Microsoft SQL Server merupakan contoh DBMS relasional.
Aplikasi menyediakan formulir, tombol, laporan, dan aturan kerja yang digunakan manusia. Misalnya, aplikasi penjualan memeriksa isian pesanan lalu meminta DBMS menyimpannya. Pengguna operasional tidak harus menulis perintah database untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Sementara itu, API menyediakan antarmuka bagi perangkat lunak untuk berkomunikasi. API dapat meminta data dari sistem yang memakai database, tetapi API dan database memiliki peran berbeda.
Bagaimana Cara Kerja Database? Contoh Pesanan Toko
Bayangkan sebuah toko menggunakan database relasional. Contoh berikut merupakan ilustrasi konsep, bukan dokumentasi sistem klien Layana:
- Data pelanggan dicatat. Pelanggan diberi kode unik, misalnya P001, sehingga dua pelanggan dengan nama sama tetap dapat dibedakan.
- Pesanan dibuat. Pesanan O101 menyimpan referensi pelanggan P001, tanggal, dan statusnya. Rincian barang disimpan sebagai catatan yang terhubung dengan pesanan itu.
- Aplikasi meminta informasi. Ketika staf membuka O101, sistem mencari pesanan, pelanggan terkait, serta rincian barangnya.
- Perubahan disimpan. Setelah pengiriman dikonfirmasi melalui alur yang berlaku, aplikasi memperbarui status pesanan.
Dalam model relasional, data biasanya ditata sebagai tabel. Setiap baris mewakili satu catatan, sedangkan kolom menyimpan atribut seperti kode atau tanggal. Kunci unik membantu mengenali catatan; hubungan antartabel mengaitkan catatan yang relevan tanpa harus menyalin semua informasi pelanggan ke setiap pesanan.
Jenis Database Yang Perlu Dikenal
Database relasional menata data dalam tabel yang dapat dihubungkan. Model ini sering digunakan untuk data bisnis dengan struktur dan hubungan yang jelas. SQL merupakan bahasa yang umum dipakai untuk meminta dan mengolah data relasional.
Database nonrelasional atau NoSQL mencakup beberapa model, antara lain dokumen, pasangan kunci–nilai, dan graf. Masing-masing dirancang untuk kebutuhan berbeda; NoSQL tidak berarti data boleh dicatat tanpa aturan.
Istilah database cloud membahas penempatan atau penyediaan layanan. Database relasional maupun nonrelasional dapat berjalan di cloud. Karena itu, “SQL atau cloud” bukan dua pilihan yang setara.
Apa Bedanya Database Dengan Spreadsheet?
Spreadsheet cocok untuk perhitungan, analisis, dan pencatatan yang masih dapat dikelola sebagai lembar kerja. Banyak layanan spreadsheet juga mendukung kolaborasi. Jadi, jumlah pengguna saja tidak cukup untuk menentukan kapan harus pindah.
Database layak dipertimbangkan ketika aplikasi membutuhkan hubungan antardata, pembatasan akses, dan pengelolaan transaksi secara lebih terstruktur. Namun, manfaat tersebut memerlukan rancangan serta konfigurasi yang benar. Mengganti spreadsheet dengan database tanpa membenahi kode produk atau aturan input dapat memindahkan masalah lama ke sistem baru.
Apa Yang Perlu Disiapkan Sebelum Menggunakannya?
Tentukan data yang perlu disimpan, identitas unik setiap catatan, hubungan antardata, dan siapa yang boleh mengubahnya. Siapkan pula pencadangan serta uji pemulihan; memiliki database belum berarti data pasti aman atau selalu tersedia.
Untuk proses lintas divisi, baca juga cara ERP menghubungkan data dan pekerjaan perusahaan. Mulailah dari kebutuhan operasional yang jelas sebelum memilih produk database. Untuk pertanyaan awal mengenai layanan aplikasi dan integrasi Layana, hubungi Stella melalui WhatsApp di 0818-0425-1557.
Referensi: Oracle: What Is A Database?, AWS: Apa Itu Basis Data?, dan Microsoft: Dasar-Dasar Database.
Gambar utama merupakan ilustrasi AI tentang pengelompokan dan keterkaitan data, bukan tampilan aplikasi atau dokumentasi proyek.