Safety stock adalah persediaan tambahan yang disiapkan untuk mengurangi risiko kehabisan barang ketika permintaan atau pasokan berbeda dari perkiraan. Istilah ini juga disebut stok pengaman atau persediaan pengaman. Fungsinya memberi cadangan saat, misalnya, penjualan meningkat mendadak atau pemasok terlambat mengirim.
Contohnya, usaha pengemasan biasanya memakai 10 gulung lakban per hari. Jika pengiriman berikutnya terlambat, pekerjaan dapat berhenti walaupun kebutuhan normal sudah direncanakan. Stok pengaman memberi ruang untuk menghadapi ketidakpastian tersebut, tetapi tidak menjamin semua gangguan dapat diatasi.
Apa Fungsi Safety Stock?
Safety stock membantu menjaga ketersediaan barang saat rencana tidak berjalan persis seperti perkiraan. Barang yang dilindungi bisa berupa bahan baku, komponen, perlengkapan operasional, atau produk yang dijual kepada pelanggan.
Situasinya dapat berbeda: pemakaian harian lebih tinggi dari rata-rata, pemasok mengirim lebih lambat, atau barang yang datang belum bisa digunakan karena pemeriksaan kualitas. Karena itu, penetapannya perlu melihat jenis barang dan penyebab ketidakpastian, bukan memberikan angka cadangan yang sama untuk semua barang.
Dokumentasi Microsoft tentang safety stock menjelaskan penggunaan stok pengaman untuk mengurangi risiko kehabisan saat permintaan melebihi rencana atau pasokan tidak tiba pada waktu yang diharapkan.
Bedanya Dengan Stok Rutin Dan Reorder Point
Stok rutin atau cycle stock digunakan untuk memenuhi kebutuhan normal di antara pengisian kembali. Safety stock adalah cadangan tambahan untuk menghadapi ketidakpastian. Perbedaan keduanya dibahas dalam penjelasan safety stock dari IBM.
Sementara itu, reorder point adalah ambang untuk memicu pemesanan ulang. Dalam model sederhana dengan pemantauan berkelanjutan, ambang tersebut dapat terdiri dari kebutuhan yang diperkirakan selama waktu pengadaan ditambah persediaan pengaman.
Artinya, stok pengaman 20 unit tidak otomatis berarti perusahaan baru memesan saat tersisa 20 unit. Kebutuhan selama menunggu barang datang juga harus diperhitungkan. Pelaksanaannya perlu memperhatikan stok yang dapat digunakan, pesanan yang sedang berjalan, serta kebutuhan yang sudah dialokasikan.
Contoh Perhitungan Safety Stock Sederhana
Simulasi: sebuah usaha memakai rata-rata 10 gulung lakban per hari kerja. Waktu pengadaan normal adalah 5 hari kerja. Untuk latihan awal, pengelola menetapkan cadangan sebesar 2 hari pemakaian rata-rata.
- Kebutuhan normal selama pengadaan: 10 × 5 = 50 gulung.
- Stok pengaman berdasarkan kebijakan cadangan: 10 × 2 = 20 gulung.
- Ambang pemesanan ulang dalam model sederhana: 50 + 20 = 70 gulung.
Dengan asumsi tidak ada pesanan masuk, alokasi lain, atau selisih stok, pemesanan dilakukan ketika posisi persediaan mencapai 70 gulung. Selama 5 hari menunggu, pemakaian normal menghabiskan 50 gulung sehingga tersisa cadangan 20 gulung sebelum kiriman baru diterima.
Cadangan itu setara dengan 2 hari pemakaian rata-rata. Jika pemakaian melonjak atau keterlambatan lebih panjang, cadangan bisa tetap habis. Angka 2 hari adalah asumsi simulasi, bukan standar untuk semua usaha dan bukan jaminan tingkat layanan tertentu.
Data Apa Yang Perlu Disiapkan?
Sebelum menentukan jumlah cadangan, kumpulkan data yang membantu menjelaskan risiko sebenarnya:
- Pemakaian atau penjualan per periode: periksa rata-rata, variasi, musim ramai, dan kejadian tidak biasa.
- Waktu pengadaan aktual: ukur dari pemesanan sampai barang siap digunakan, termasuk pemeriksaan bila diperlukan.
- Dampak kehabisan: bedakan barang yang mudah diganti dengan komponen yang bisa menghentikan pekerjaan.
- Batas penyimpanan: pertimbangkan modal, kapasitas ruang, umur simpan, dan risiko barang usang.
Barang rusak, tertahan pemeriksaan, atau sudah dialokasikan tidak boleh langsung dianggap sebagai cadangan yang bebas dipakai. Akurasi pencatatan tetap diperlukan; penambahan stok tidak menyelesaikan masalah barang yang sebenarnya ada tetapi tidak tercatat dengan benar.
Bagaimana Menentukan Jumlah Yang Sesuai?
Tidak ada satu rumus yang otomatis tepat untuk semua kondisi. Kebijakan cadangan beberapa hari seperti simulasi tadi mudah dipahami, tetapi belum mengukur seluruh variasi permintaan dan pasokan. Pendekatan statistik memerlukan data, sasaran layanan, dan asumsi yang sesuai dengan pola barang.
Mulailah dari beberapa barang penting, tulis alasan pemilihan cadangannya, lalu pantau kejadian kehabisan dan jumlah persediaan yang terlalu lama tersimpan. Tinjau ulang ketika pola penjualan, waktu pengiriman, atau pemasok berubah.
Cadangan terlalu besar juga memiliki biaya. SAP menjelaskan keseimbangan pengelolaan persediaan antara ketersediaan, modal yang tertahan, biaya simpan, dan risiko kelebihan barang. Tujuannya adalah cadangan yang dapat dipertanggungjawabkan, bukan menumpuk sebanyak mungkin.
Peran Sistem Inventory Dalam Pengendalian Stok
Sistem dapat membantu mencatat pergerakan barang, pesanan masuk, dan peringatan stok. Namun, parameter serta data tetap perlu diperiksa oleh tim yang memahami operasional. Pelajari fungsi purchase order untuk melihat hubungan pesanan dengan penerimaan barang, atau cara kerja MRP bila kebutuhan bahan mengikuti rencana produksi.
Untuk pertanyaan awal mengenai layanan sistem inventory dan ERP, hubungi Stella dari Layana. Siapkan contoh barang, riwayat pemakaian, dan kendala pengadaannya agar pembahasan lebih konkret.
Gambar utama merupakan ilustrasi yang dibuat dengan AI, bukan dokumentasi gudang atau proyek klien. Pemisahan wadah hanya membantu menjelaskan konsep; stok pengaman tidak selalu harus disimpan di lokasi fisik terpisah.